Zakaj je pravilna hramba dokumentov tako zelo pomembna za vas in za vaše podjetje? Kako lahko hramba dokumentov reši podjetje pred kakšno kaznijo pristojnih organov?
Morda se vam zdi, da je hramba dokumentov nekaj čisto preprostega, vendar smo prepričani, da temu zagotovo ni tako. Zagotovo se strinjamo s tem, da je to veliko lažje urejati v manjših podjetjih ali s.p.-jih, kjer ni veliko dokumentov. Če pa govorimo o podjetju z več sto zaposlenimi, potem pa je hramba dokumentov nekaj čisto drugega. Dokumenti morajo biti shranjeni pravilno, in sicer tako, da so vam določene informacije na voljo vedno, kadar jih potrebujete, da imajo do njih dostop samo pooblaščene osebe, saj so v teh dokumentih skoraj zagotovo tudi osebni podatki in seveda tudi, da so hranjeni dovolj dolgo časa, kot je to z zakonom predpisano.
Hrama dokumentov zahteva svoj čas, izredno pomembno pa je tudi to, da uberete res dobro taktiko oziroma način shranjevanja, da bo hramba dokumentov uspešno opravljena. Vedno morate imeti v mislih predstavo, da nekdo čez 7 let išče nek dokument, ki ste ga vi shranili – kako ga bo najlažje našel, da ne bo imel s tem prevelikih preglavic? Zato je vaš sistem ključnega pomena. Modra je še najbolje, da se hramba dokumentov prepusti pravim strokovnjakom, ki se s tem ukvarjajo že vrsto let in ki vedo kako se stvari streže. Podjetja, katerim je hramba dokumentov prva dejavnost, imajo za to delo usposobljen zaposlene, ki najbolj vedo kako organizirati shranjevanje, da bo to narejeno po pravilih in če se le da tudi vaših željah oziroma zahtevah. Če sami torej niste dovolj prepričani vase oziroma niste dovolj organizirani, da bi bili kos takšni izredno zahtevni nalogi, potem je za vas in predvsem za vaše podjetje bolje, da za to najamete profesionalce.